Cześć! Witam Was serdecznie na transmisji: „Firma za granicą i polski klient”. Czyli jak go przekonać do współpracy i w niej utrzymać?
Pierwsza opcja. Firma za granicą, a klient polski z Polski.
I co, i jak? Wiadomo, że musicie takiego klienta po prostu w miejscach, gdzie jest ten Wasz klient, czyli na polskich grupach, pozycjonować swoją stronę internetową na Polskę, prowadzić kontent w swoich mediach społecznościowych po polsku, a po prostu informować o tym, gdzieś tam w międzyczasie, że Wasza firma jest za granicą. Także to jest najprostsza metoda i w ten sposób można działać. Ja sama mam właśnie taki rodzaj firmy, o którym teraz mówię, czyli moja firma jest w tej chwili za granicą, a moi klienci są z Polski. Ale oczywiście nie tylko z Polski, są z różnych tak naprawdę krajów europejskich, ale tak 50% moich klientów jest właśnie z Polski. Jeżeli chodzi o umowę i formalności, bo to Was tak naprawdę najbardziej interesowało. Raz, że właśnie jak tego klienta złapać i utrzymać? No to po prostu jak zawsze, tak jak ze wszystkim, tak jak robi się to jak macie firmę w Polsce i macie klienta z Polski. Robimy to w ten sam sposób, bo ja zauważyłam, że dla klientów to, że moja firma jest za granicą, to jest żaden problem. Jeżeli mają VAT europejski, są wpisani do VAT-u europejskiego i mogą rozliczać się w walucie euro, a zazwyczaj jest tak, że mogą, bo jak ktoś prowadzi firmę, to jest taka podstawowa zasada, że nie ogranicza się wyłącznie do Polski, tylko wie, że jest taka możliwość, że się zdarzy, że ktoś będzie z innego kraju europejskiego, więc generalnie zakładając firmę, czy tam z czasem pod względem tego, że się okazało, że jednak chcę współpracować po pewnym czasie już za granicą. No to ten VAT europejski sobie wyrabia i wtedy też ma zazwyczaj konto w euro, drugie konto firmowe i może się na tej podstawie po prostu rozliczać. I to jest tak naprawdę tyle.
Jeżeli chodzi o faktury. Faktury wystawiamy wtedy, jeżeli jesteście zazwyczaj w kraju europejskim, w większości jest po prostu waluta euro, nawet jeżeli jesteście w kraju, w którym ta waluta jest jakaś inna, nie wiem, czeskie korony, cokolwiek innego, no to rozliczenia europejskie są generalnie, tak czy owak, w walucie euro. Ja ostatnio na przykład kupowałam kurs od kobiety, która prowadzi firmę na Węgrzech, moja firma jest w Holandii, tak czy owak rozliczyłyśmy się w euro. Chociaż no Węgry mają forinty, a nie euro. My rozliczałyśmy się w euro, bo to jest taka międzynarodowa waluta, która pozwala na te rozliczenia europejskie. Pozwala na te rozliczenia, które nie generują dodatkowych kosztów na te wszystkie przewalutowania. Bo to o to najbardziej chodzi, żeby nie było tych przewalutowań, więc warto jest, że np. ta osoba, od której kupowałam ten kurs, to ona zapewne ma konto europejskie, konto w walucie euro, razem z tym swoim głównym w forintach, ze względu na to, że mogło się okazać, że jej tak to przewalutuje, jeżeli ona tego konta euro nie ma. No, a to się generalnie nie opłaca i może generować jakieś nieprzyjemne koszty, dlatego to jest ważne, żeby po prostu swojemu klientowi dać znać, że” „hej mam firmę za granicą, rozliczamy się w euro, więc warto, żebyś miał konto w euro, firmowe, żeby tam nie było żadnych kosztów przewalutowań”. Rozliczamy się w euro za pomocą przelewu SEPA, żeby było bezkosztowo, bez żadnych dziwnych prowizji, no Ty wystawiasz wtedy fakturę Europejską z odwrotnym obciążeniem podatkowym, czyli na 0%, a raczej na ten odwrócony podatek, że po prostu Twój kontrahent płaci ten podatek VAT europejski w swoim kraju, czyli Ty wystawiasz jakby fakturę netto, ale ten VAT niezależnie, czy jesteś vatowcem, czy nie jesteś vatowcem w swoim kraju jako osoba, która się rozlicza europejsko zawsze masz ten VAT. Bo przy rozliczeniach europejskich zawsze jest się podatnikiem VAT-u europejskiego, niezależnie co się tam dzieje w Twoim kraju, czy Ty w nim jesteś, czy nie jesteś vatowcem. Także to też jest ważne i wtedy Twój kontrahent – trzeba go o tym poinformować, bo czasami są małe firmy, które mają ten VAT europejski, ale totalnie nie wiedzą jak on działa. Księgowa im nic nie mówi, bo te księgowe z Polski, to też tak na nie troszeczkę przymykam niestety oko, bo właśnie nie każda o wszystkim informuje klientów.
No to ten VAT europejski trzeba rozliczyć na dodatkowym formularzu. Jest taki dodatkowy i wtedy wszystko gra i huczy. I wtedy ten Twój klient, zawsze ten Twój klient rozlicza ten VAT u siebie w kraju, bo jest to odwrotne obciążenie. Jeżeli chodzi o umowy, bo o to też pytałyście. Jeżeli chodzi o umowy, to jeżeli masz klienta z Polski – Polaka, a Twoja firma jest zagraniczna, no to umowę sporządzamy w ten sposób, że może ona być w naszym języku ojczystym, czyli po polsku, ja mam np. takie, mam umowy po polsku, ale prawo na tej umowie jest holenderskie. Czyli te wszystkie przepisy prawne są holenderskie. Ja po prostu kupiłam gotowy szablon te parę lat temu. Kupiłam gotowy szablon umowy wirtualnej asystentki i dałam to swojej prawniczce, polskiej prawniczce zresztą w Holandii, żeby ona mi tę umowę przerobiła na prawo holenderskie, żeby wszystko było ok i zgodnie z prawem i z tym jak to powinno wyglądać. Także to jest ważne, że może być po polsku, jak najbardziej, nie trzeba tłumaczyć na ten język w którym, w tym państwie w którym jesteś, ale to to jest w tym konkretnym przypadku, bo zaraz Ci powiem jak to wygląda dalej w kolejnych przypadkach.
I ostatnia rzecz stawki. Tu w tym przypadku trzeba się dostosować do rynku polskiego, To nic, że holenderskie wirtualne asystentki zarabiają od 40 euro wzwyż za godzinę. Nikt mi z polskich przedsiębiorców tyle nie da na godzinę, no sorry. Także tutaj, jeżeli chcecie działać z polskim klientem z Polski, musicie się dostosować stawkami do tego jak wygląda rynek w Polsce, rynek wirtualnej asystentki w Polsce, no i tu nie ma zmiłuj się. To musi w ten sposób wyglądać.
Firma za granicą a klient z Polski, ale też prowadzący firmę za granicą. No i tutaj mamy tak naprawdę identyczną sytuację, jak omawiałam wcześniej. Tak naprawdę jedyna różnica jest związana z tymi stawkami, że te stawki wtedy mogą być wyższe. Jak np. współpracujesz z klientem polskim, ale na przykład w Holandii, a masz firmę w Holandii. No to możesz te stawki mieć gdzieś wyższe, tylko pamiętaj o tym, że on może robić research przy tych wirtualnych asystentkach w Polsce, ale no to zależy. Może chcieć płacić więcej za to, że ma Cię pod ręką, ma Cię w swoim kraju i rozliczenia są łatwiejsze i nawet możecie się czasem spotkać jak chcecie. Ale tu też tak trzeba do tego ostrożnie podchodzić i jeżeli macie tak jak ja, mieszane: klient polski z Polski, klient polski zza granicy, to nie możecie robić dla tych niższych cen, a dla tych wyższych, trzeba je wypośrodkować i dla każdego z nich mieć tę stawkę taką samą. No to zwyczajnie jest po prostu nie fair – jak mieszkasz w Holandii, to płać mi więcej, a jak mieszkasz w Polsce no to dobra, to masz mniejszą cenę, no nie, tak nie robimy. Wtedy trzeba te stawki wypośrodkować i każdego traktować tak samo, nie?
Jeżeli chodzi o umowy i formalności i faktury, to jedyne jest to, że jeżeli to jest klient na przykładzie Holandii tej mojej. Mam klienta Polskiego z Holandii, ja mam firmę w Holandii, to tak naprawdę, jedyna różnica o samą fakturę to jest to, że my się rozliczamy wewnątrzkrajowo, czyli ja naliczam temu przedsiębiorcy normalnie VAT holenderski, bo ja jestem vatowcem, więc ja naliczam te w przypadku Holandii 21%, bo my mamy 21% i taką fakturę wystawiam normalną, tak jakbyście w Polsce polskiemu klientowi wystawiały będąc vatowcem 23%. I to jest tyle różnicy tak naprawdę.
Jeżeli chodzi o komunikację, to ona wygląda bardzo podobnie, no bo też tylko tyle, że zwracacie uwagę, że komunikujecie się do tych samych przedsiębiorców, którzy działają nie tylko w Polsce. Także gdzieś czasem warto wstawić tę informację, że współpracujecie z Polskimi firmami w całej europie, a nie tylko z tymi konkretnie działającymi w Polsce. Raz na jakiś czas dać takie info i będzie super.
Kolejna sytuacja, prowadzisz firmę za granicą i masz klienta zagranicznego. Mówimy tutaj o kliencie, który mówi w innym języku niż polski, czy nie wiem, działacie na terenie Holandii, macie holenderską firmę za klienta, no to wtedy tu jest trochę zmian. Przede wszystkim komunikacja w języku niderlandzkim, a nie polskim. To oczywiste. Zbadanie znowu rynku holenderskiego, bo on się bardzo różni niż ten rynek polski. Zupełnie inne zasady panują. Zupełnie inne rzeczy od wirtualnej asystentki oczekują Holendrzy i w przypadku tego, że w Polsce jest ten rynek WA bardzo dobrze rozwinięty i taki, że większość przedsiębiorców działających wie, kim jest wirtualna asystentka i w czym może pomóc. Tak w Holandii, to już trzeba będzie trochę podziałać, żeby to zacząć tłumaczyć i to tłumaczyć po holendersku. Jesteś w Niemczech – po niemiecku, jesteś w Austrii – po niemiecku, jesteś w jakimś innym kraju, no to po ich języku musisz prowadzić media społecznościowe, musisz mieć stronę, musisz mieć ofertę, musisz mieć umowę wtedy też w tym języku. Tak? Nie po polsku tylko wtedy tylko umowa z prawem danego kraju w języku, który działa w danym kraju.
No i wtedy tutaj stawki – sobie można zbadać rynek, czy ten holenderski, niemiecki, austriacki, jakikolwiek. Jakie stawki mają mniej więcej te wirtualne asystentki, które tam działają i wtedy się dostosować i właśnie takie stawki można oferować. Jeszcze Wam wspomnę o tej jednej rzeczy, czyli te umowy i faktury. no to umowy na zasadzie no właśnie ten język ojczysty klienta i to prawo w kraju w którym Ty przebywasz i on, jeżeli np. jesteś w Holandii, a klient jest w Niemczech, no to i tak obowiązuje prawo holenderskie na umowie. No ale, no tu myślę, że tu jest za duży konflikt. Tu już może być ciężko i przy takich różnych miksach no to już może być średnio, nie? Ale w przypadku, jeżeli w kraju, w którym mieszkasz i masz na przykład właśnie firmę w Holandii, klient w Holandii, no, to jeżeli chodzi o umowę, no to holenderskie prawo, holenderskie i wystawiasz fakturę znowu z tym naliczonym VAT-em, bo tu jest wszystko wewnątrzkrajowe, a jeżeli na przykład byś miała tego klienta z niemiec, niemieckiego, no to wystawiasz znowu tą fakturę z odwróconym VAT-em, w euro, ale z odwróconym VAT-em i on ma ten VAT zapłacić. Zawsze mimo wszystko pytacie się, czy jest w VAT europejskim. Bo o ile ja mam tak na przykład w Holandii, że rejestrując formę od razu jesteś w VAT europejskim, Ty się nie musisz dodatkowo rejestrować, tak w Niemczech oni mają do rozliczeń europejskich dodatkowy NIP. Dodatkowy, nie tak jak w Polsce, że tylko jest PL pisane przed NIP-em i to już jest europejski, tylko tam mają zupełnie inny numer do takich rozliczeń. Także warto, żebyście wiedziały o tym i brały to pod uwagę i zawsze się dowiadywały dokładnie, żeby później nie było problemów księgowych, problemów z urzędami skarbowymi, żeby tam się nie zaczęły dziać jakieś cyrki, że wy coś musicie zwracać, bo czegoś nie dopilnowałyście, bo miał ten klient w swoim kraju zapłacić VAT, ale nie zapłacił, bo on nie wiedział, bo albo nie jest w ogóle w systemie VIES. Warto sobie wejść na www.vies.com bodajże i sprawdzić, czy nasz kontrahent, wpisać tam jego NIP, sprawdzić, czy on jest w VAT europejskim, To zawsze nas chroni, nasz tyłek, żeby później się nie okazało, że on nie zapłacił tego VAT-u europejskiego w swoim kraju i urząd skarbowy przychodzi do nas, że my mamy ten VAT zapłacić, czyli dołożyć jeszcze do tej współpracy i opłacić ten VAT po naszej stronie, no bo ktoś go musi opłacić, a on no nie jest w VAT europejskim, więc nie jest brany pod uwagę.
Także no, są różne zawirowania, nie jest to łatwe. Trzeba wszystkiego pilnować często uczyć się na błędach, bo ja Wam mówię o tym, co mi się już przydarzyło, a podczas tych moich ponad 3 lat współpracy z zagranicznymi klientami. No, są różne możliwości i tak naprawdę warto zawsze mieć super księgową, która wszystko może wytłumaczyć, która Ci powie co i jak. Pewne rzeczy Ci pomoże wytłumaczyć, ustalić, pozapisywać się do odpowiednich miejsc, gdzie powinnaś być, jeżeli się rozliczasz międzynarodowo. Która da Ci wiedzę, która w razie czego powie Ci jak daną rzecz odkręcić i co można zrobić i co temu klientowi mówić, jakie pytania zadawać.
Prowadzisz firmę z polski i masz klienta polskiego, ale zagranicą. I tutaj teraz po Twojej stronie jest, żeby założyć konto euro jako firma, po Twojej stronie jest oczywiście, żeby się zarejestrować do VAT-u europejskiego. po Twojej stronie, żeby się zapytać klienta, czy on też jest w VAT europejskim i po Twojej stronie jest wystawianie mu faktury w walucie euro. Albo polskie przeliczenie na euro, bo znowu rozliczamy się międzynarodowo. Międzynarodową walutą jest euro – nie polski złoty, bo jeżeli ten klient miałby Ci zapłacić w PLN za Twoje usługi, no to prowizja Was zeżre. Tobie 50 zł poleci z konta, a klientowi tam 12-13 euro. Zabiorą za to, że po prostu zrobią Ci przelew, więc dlatego zawsze się rozliczamy w euro. To jest takie ważne, że otwierając firmę w Polsce na dzień dobry zwykłe konto, zakładamy konto w euro i zgłaszamy się od razu do VAT-u europejskiego. Ile to ułatwia później. Nie macie żadnych ograniczeń. Nie musicie czekać, aż księgowa Was zarejestruje w VAT europejskim, co trwa 2 tygodnie. 2 tygodnie klient musi na Was czekać, żebyście wy miały VAt europejski. No to się w ogóle nie opłaca, więc warto o to wszystko zadbać od samego początku. No i tutaj, jeżeli chodzi o umowy. Znowu umowa po polsku, polskim prawem w tym momencie. Także możecie kupić szablon, przerobić pod siebie i macie gotowy, ekstra, wszystko gra.
Faktura to tak jak Wam mówię, normalna faktura, ale z odwrotnym obciążeniem w walucie PLN przeliczonym na euro, bo klient Ci zapłaci w euro, a nie w PLN. Ale dla Twojej księgowej warto, żeby to było w PLN, a dla księgowej Twojego klienta warto, żeby było to w euro, dlatego robimy 2 waluty na fakturze, dlatego można zrobić, ja też robię tak, 2 języki na fakturze. Ja robie holenderski-polski i euro-PLN, bo to ułatwi też życie naszym księgowym, które rozliczają później te faktury, a takie faktury można wystawiać w fakturowni.
Ja korzystam z Fakturowni, to jest Polski system, ale to w niczym mi nie przeszkadza, on jest tak fajnie dostosowany do wszelkich możliwych opcji, że ja płacę 99 zł/rok, czyli oni mi to też przeliczają na euro, ja płace w euro, niecałe 20 euro tam wychodzi, może nawet mniej. I mam ten system i po prostu mam tam totalną masę możliwości, żeby były języki, waluty różnego rodzaju, opcje właśnie odwrotne obciążenie, podatek taki, podatek taki. I to po prostu jest kilka kliknięć i macie. Także tutaj warto o tym pomyśleć, że to takie… No warto skorzystać z systemu do faktur, tym bardziej, że trzy pierwsze faktury co miesiąc, miesięcznie 3 faktury w Fakturowni są za darmo. Dopiero jeżeli wystawiasz więcej, no to tam płacisz te 99 zł na rok, no to co to jest za takie naprawdę ułatwienie Ci życia i też taki fajny system, który Cię wspomaga.
No i tutaj stawki, bo o stawkach jeszcze nie mówiłam. No to stawki te, co masz w Polsce to tylko po prostu temu klientowi, tę polską stawkę, nie wiem masz 60 zł, przeliczać mu to na euro i tyle, tu już nie ma jakiejś większej filozofii.
Prowadzisz Polską firmę, a klient jest zagraniczny, mówimy tu o sytuacji, kiedy klient nie mówi po polski. O to mi chodzi, że np. masz firmę w Polsce, ale klienta masz z Niemiec, Niemca z niemiecką firmą. No to wtedy tutaj musimy działać też troszeczkę inaczej. Musimy się zastanowić nad stawkami, ale jeżeli je mamy na stronie, to też wtedy warto mieć stronę kilkujęzyczną, nie tylko polską. Tylko że wtedy tam macie wtyczkę do zmiany języka i tam wszystko musi być dostosowane, jeżeli zależy Wam, żeby łapać tego typu współpracę. Także wtedy to oczywiście tak musi wyglądać, Dostosowujemy się pod klienta, pod to w jakim języku on mówi, na jakim rynku on działa, jak to wszystko wygląda. To logiczne. Umowa wtedy powinna być przetłumaczona na język tej osoby/tego kontrahenta, bo on przecież średnio zrozumie, co Ty tam napisałaś po polsku w tej umowie. Także tu warto wtedy na to zwrócić uwagę. No i faktury znowu z odwrotnym obciążeniem przeliczone na euro. Najlepiej dwujęzyczne polsko-niemiecki, żeby też ta księgowa i sam klient zrozumiał, co na tej fakturze się znajduje.
I dziewczyny, zanim przejdę do podsumowania, to jeszcze ważna rzecz Wam powiem. Ja nie jestem prawnikiem, ja nie jestem księgową, ja Wam to wszystko mówię z własnego doświadczenia tego, które przez te parę lat zdobyłam i którym mogę się z Wami podzielić, żeby Wam było łatwiej po prostu zwrócić uwagę na pewne rzeczy księgowej, czy nawet pójść do prawnika, czy zwrócić uwagę klientowi. Ale pamiętajcie, że nie ma to jak właśnie iść do prawnika, iść do księgowej i się dokładnie jeszcze wszystkiego dopytać, jak to konkretnie, dokładnie działa w Waszym kraju, żeby potem nie było, że Ania powiedziała i mi tutaj zmyłę puściła, bo jednak w moim przypadku jest inaczej, bo prowadzę firmę skądś tam i u mnie to inaczej działa. Także dziewczyny, nie jestem prawnikiem, nie jestem księgową mówię to z własnego doświadczenia jako właścicielki firmy zagranicznej, która współpracuje z polską i z zagranicą i gdzieś tam już pewne fakapy zaliczyła i pewne rzeczy ze swoją księgową przerobiła i z prawniczką przerobiła, żeby po prostu wszystko albo odkręcić, albo rozwiązać, albo po prostu czegoś uniknąć.
Także jeżeli chodzi o podsumowanie no to firma zagranicą i polski klient, no to umowa po polsku, prawo Twoje w danym kraju, gdzie tam jesteś, faktura z odwrotnym obciążeniem podatkowym.
Firma za granicą i polski klient zagranicą, jeżeli w Twoim kraju no to faktura z naliczonym VAT-em lub bez VAT-u, jeżeli nie jesteś vatowcem, ale wewnętrznie. Umowa po polsku, ale z prawem Twojego kraju też tak samo.
Firma za granicą i zagraniczny klient. To umowa wtedy musi być przetłumaczona na ten dany język, no i faktura dalej, jeżeli to jest obszar tego samego kraju no to pomiędzy Wami no to wewnątrzpaństwowo, jeżeli jest z innego kraju, no to trzeba zmienić język tej umowy, ale prawo Twoje dalej zostaje i faktura z odwrotnym obciążeniem podatkowym.
Firma w Polsce, klient Polski zagranicą, odwrotne obciążenie, umowa z prawem polskim po polsku.
Firma z Polski, klient zagraniczny. Umowę trzeba będzie przetłumaczyć, prawo polskie dalej zostaje i faktura, chociaż dwujęzyczna i dwuwalutowa.
