Dzisiaj do Was przychodzę z tym tematem mindsetu w pracy wirtualnej asystentki. Generalnie sobie porozmawiamy, myślę, że tak luźno, o asertywności, o tym dbaniu, o tej samo-dbałości o siebie i o naszych emocjach i potrzebach. Konkretnie, pod kątem nas w pracy jako wirtualna asystentka. W pracy po prostu z klientami. To jest dosyć istotna rzecz. Przede wszystkim właśnie po to, żeby się nie wypalić, żeby nie być sfrustrowaną, żeby nie być wiecznie wkurzoną i po prostu, żeby nie było czegoś takiego, że po chwili stwierdzamy: „, a to nie dla mnie”, „po prostu rezygnuję, bo nie mam siły się użerać”.
Często to jest kwestia niekoniecznie dlatego, że ci klienci są tacy źli, no nie do końca. Często to jest tak, że po prostu my sobie dajemy wejść na głowę i właśnie dlatego dzisiaj ten live, bo chciałam z Wami porozmawiać o tym, jak sobie nie dawać wejść na głowę. Jak rozmawiać z klientem w sposób asertywny tak, żeby się nie wypalić i żeby wszystko było super przy tej współpracy. Jeżeli chodzi o komunikację z klientem i to, żeby sobie nie dać wejść na głowę, to chodzi mi o to, że często dziewczyny na starcie, ja też byłam jedną z tych dziewczyn na starcie kiedyś, dlatego teraz stwierdziłam, że warto na swoich live’ach i szkoleniach też o tym mówić, o swoich błędach, które się popełniło, żeby kolejne osoby nie musiały przechodzić tego samego i powtarzać moich błędów, czy moich koleżanek z pracy, no bo po co? Skoro można zacząć dobrze, konkretnie i po prostu uniknąć wielu, wielu różnych wtop i pomyłek, i frustracji, i zdenerwowania, które psują tylko nerwy i nic z tego fajnego nie wynika. Także dziewczyny chciałam właśnie Wam o tym powiedzieć, dlaczego nie warto dawać sobie wejść na głowę, a często początkujące asystentki to robią.
Czyli chodzi mi o to, że np. złapałam klienta, ale super, no po prostu będę dla niego wszystkim, będę robiła wszystko, będę na każde zawołanie i w ogóle. I w pewnym momencie się okazuje, że jak ten klient dostanie Twój paluszek, to się okazuje, że on chciałby Twoją całą rękę, albo jeszcze dalej. I musimy gdzieś tą granicę zachować i postawić. Ja zawsze polecam, żeby tę granicę ustalać w tej rozmowie początkowej z klientem, a także w regulaminie. W regulaminie do umowy, który zawsze warto mieć, zawsze warto robić, bo dzięki temu wracacie do niego, bo jeśli on faktycznie (klient) zacznie przekraczać Twoje granice, wtedy wracasz sobie do tego regulaminu i właśnie na jego podstawie tłumaczysz, że „hej, ale, ale my tu mieliśmy regulamin, Ty się kliencie tam nie pień, nie denerwuj, bo ustaliliśmy, że o tej 20 w niedzielę, to nie jestem przy kompie i nie pracuję i nie możesz ode mnie wymagać, że ja Ci o tej 20 w niedzielę coś zrobię na jutro rano. I też sobie właśnie nie dawać zlecać zadań, gdzie Ty musisz spędzić całą niedzielę nad ogarnianiem jakichś tematów dla klienta, bo on potrzebuje pilnie na poniedziałek. Czy właśnie godzina 22-23-24, a Ty dostajesz wiadomości, telefony, cuda wianki po prostu się dzieją i Ty musisz nagle rzucić wszystko, swoje życie rodzinne, jakieś prywatne tematy, bo klient coś chce i mu się pali i on nie zaczeka do rana. Także tu dziewczyny, na to trzeba zwrócić uwagę i tego sobie nie dać robić.
Nie dać sobie też robić czego takiego, żeby klient Wam jakieś przykre rzeczy mówił, czy pisał. Nie pozwalajcie sobie na to, bo nawet jeżeli coś zrobicie źle, albo coś nie wyjdzie, to nie jest powód, żeby kogokolwiek obrażać i cokolwiek takiego niemiłego dostawać. Oczywiście konstruktywna krytyka jak najbardziej i Ty oczywiście mówisz, że: „Przepraszam, no coś poszło nie tak, wszystko naprawię, będzie super i ekstra, albo ewentualnie posłużę się pomocą kogoś innego”. I mamy wszystko załatwione.
Tylko właśnie ważne jest, aby ta komunikacja była, jak już ta wypośrodkowana asertywna, a nie na zasadzie takiej agresywnej, nieprzyjaznej, niemiłej, bo to wtedy w pewnym momencie wypala. Np. jeśli Twój klient jest Twoim agresorem, a Ty jesteś pasywna. Także tu trzeba wejść w tę asertywność po obu stronach i dogadywać się konkretnie, rzeczowo i po prostu szczerze. To jest bardzo istotne, żeby właśnie to co Wam na początku wspomniałam, żeby się nie wypalić, żeby nie być sfrustrowaną, żeby gdzieś tak jakichś stanów depresyjnych zaraz nie mieć, żeby nie twierdzić, że ” o rany, to nie jest praca dla mnie, zaraz się wykończę”. Bo tak, jak Wam też wcześniej wspominałam, same to sobie robimy ze względu na to, że pozwalamy temu klientowi na za dużo.
Trzeba ustalić konkretne granice. Konkretne terminy oddawania zadań, konkretne godziny rozmawiania, czy tam komunikacji. Konkretne godziny, kiedy pracujesz, konkretne dni, kiedy pracujesz, a kiedy nie pracujesz. Jeżeli chcesz pracować w weekendy, bo akurat tak możesz i nie wiem – masz etat, cokolwiek innego, to ok, tylko żeby to było dogadane z klientem i żebyś Ty się z tym czuła ok i żeby Twój klient czuł się z tym ok. Bo to w sumie o to chodzi. Są osoby, które np. rano śpią, do 12-13-14, a pracują wieczorami i po nocach. Chodzi o to, żeby znaleźć ten złoty środek i żeby po prostu dojść z tym klientem do takiego porozumienia, żeby Wam się fajnie pracowało, żeby nie było jakichś nieporozumień. żeby żadna ze stron nie czuła się sfrustrowana tą współpracą, bo to jest chyba najgorsze co może być. Także pamiętajmy o tym, żeby szanować swój czas, swoje granice, swoją pracę, ale oczywiście też drugą stronę (klienta) i jego potrzeby.
Także trzeba znaleźć w tej pracy taki balans. Nie dawać sobie za dużo wejść na głowę, pilnować siebie, zauważać, kiedy np. jakieś zachowanie klienta powoduje, że czujesz się źle, czujesz się sfrustrowana, czujesz się zdenerwowana, czujesz się zestresowana i postarać się to uczucie i te sytuacje, które to powodują, wyeliminować w dalszych działaniach, czy przez rozmowę, czy przez ustalenie kolejnych, jakichś nowych zasad. Ja też tak robię, że jak mam swój regulamin współpracy, i my z dziewczynami, jeżeli mamy właśnie takie momenty, kiedy czujemy złość, wkurzenie, frustracje, coś jest nie tak przy współpracy, my sobie wtedy po prostu, jest po pierwsze rozmowa z klientem, po drugie jest dodanie kolejnego podpunktu do naszego regulaminu współpracy z klientami. Także to warto sobie wszystko usprawniać, no bo nie zdarza się tak, nie ma takiej opcji, żeby zawsze wszystko było perfect idealnie, zawsze się coś zdarzy, dlatego warto dbać o to, żeby mieć taki regulamin, takie zasady i po prostu trzeźwo na wszystko patrzeć. Nie patrzeć na zasadzie: „o Boże, jaka ja jestem słaba, a jaki klient jest niedobry”, albo cos innego, tylko znaleźć właśnie ten złoty środek na fajną, skuteczną, konkretną współpracę z klientem.
Także o to tutaj chodzi, żebyśmy cały czas dbały o swoją głowę. Nie wbijały sobie w nią, np. że jak raz nam coś nie pójdzie, czy nie wyjdzie, coś się zepsuje, to my jesteśmy totalnie beznadziejne i nie nadajemy się do tego zawodu, tylko, żeby cały czas o siebie dbać. Można sobie nie wiem, czy jak ktoś lubi medytować czy oddychać, czy jeszcze jakieś inne ma metody uspokajające, relaksacyjne, to stosować je, czy słuchać np. wykładów osób, które nam to wszystko pod kopułką uspokajają i dają znać, że: „hej, to syndrom oszusta”, że te wszystkie inne tematy, żeby je sobie poukładać. Można też spotkać się z coachem, który się zajmuje takimi rzeczami. Warto po prostu o tę swoją głowę dbać, nie tylko praca, praca, praca, klienci, klienci, pieniądze, pieniądze i lecimy dalej z taskami, szkoleniem się, milion szkoleń różnych, pod różnym względem wirtualnej asysty, tylko jeszcze do tego musimy zadbać o siebie, o swoją głowę, o to co myślimy, jak reagujemy, o to jak działamy, żeby się po prostu nie wypalić. Musimy ciągle też jednak nad tą głową pracować. Często jest tak, że właśnie gdzieś o niej zapominamy, bo klienci, bo pieniądze i już, task za taskiem, jedziemy z tą robotą, bo tu trzeba się nauczyć, kolejne szkolenie już i trzeba się nauczyć kolejnej nowej rzeczy, bo to, bo tamto i zapominamy o tym, że jeszcze jesteśmy my i to co mamy w środku, i że ta głowa też potrzebuje takich bodźców i szkoleń, żeby gdzieś tam sobie troszeczkę spuścić z tonu i żeby nie czuć się źle, zestresowaną, wypaloną, zdenerwowaną, żeby też nasza produktywność też nie słabła. Także tu też trzeba o tę naszą głowę też zadbać i tu naprawdę pamiętajmy o tym, żeby się zrelaksować. To nie muszą być jakieś szkolenia, coachowie itd., nie musisz medytować itd. Może komuś pomaga, że sobie wyjdzie na spacer z pieskiem, trochę się tam to wszystko oczyści i przywraca się tę harmonię, żeby nie czuć się źle. Także każdy ma na to inny sposób, dlatego warto sobie znaleźć ten sposób, żeby się wyciszyć uspokoić, żeby dbać o siebie. i żeby też pamiętać o tym, co Wam wcześniej mówiłam, jeśli chodzi o regulamin, o te zasady, to myślenie o sobie w czasie trwania współpracy, w czasie rozmowy z klientem, żeby wszystko było ok.
Bo też warto pamiętać, my nie jesteśmy pracownikiem naszego klienta, my jesteśmy współpracownikiem, my jesteśmy na równi. Ok, on nam zleca, my wykonujemy, on jest zleceniodawcą, my jesteśmy wykonawcą, ale on nie jest naszym szefem, a my nie jesteśmy jego pracownikiem, więc warto zwrócić na to uwagę, że tu jest mega duża różnica. Bo tu nie ma żadnych różnic, my jesteśmy na tym samym poziomie, czyli traktujemy się na tym samym poziomie i żadnym innym. Także tu warto dziewczyny zwracać na to uwagę, bo wirtualne asystentki, szczególnie te, które dopiero co wyskoczyły z etatu, dalej mają ten mindset pracownika etatowego, a nie przedsiębiorcy. Przedsiębiorca = przedsiębiorca, równo-równo, zleceniodawca = wykonawca, dalej jesteśmy na równi, tu nie żadnych stopni. Także to warto sobie zapamiętać, wbić do główki, nie czuć się gorzej niż swój klient, bo klient Twój zna się na tej swojej dziedzinie, na której pracuje, jest np. psychoterapeutą, coachem, trenerem personalnym, księgową, czymkolwiek. To jest jego specjalizacja, on się na tym zna i jest najlepszy w tej dziedzinie, ale nie zna się totalnie na marketingu, na tych wszystkich tematach, na których ty się znasz, więc każdy na swojej dziedzinie jest specjalistą i może się okazać, bo zobacz, czy Ty byś traktowała gorzej swoją księgową ze względu na to, że Ty jesteś zleceniodawcą, a ona jest wtedy zleceniobiorcą? No nie. Więc właśnie dlatego traktujemy się na równi, zawsze. I to warto sobie zapamiętać i jeżeli klient tego nie robi, no to odsyłam do ostatniego live o typach klientów. I ja tam o wszystkim tym tak naprawdę mówiłam, co kiedy i jak z klientem działa, jeżeli tam się coś wydarza.
