Pierwszą tak naprawdę, podstawową zasadą, żeby w ogóle wejść w rynek wirtualnej asysty, jest porządny research, bo po pierwsze – to jest podstawowa zasada zaczynania czegokolwiek, tak? Ten dobry research. A druga rzecz jest taka, że to jest podstawowa umiejętność wirtualnej asystentki. Dobrze szukać, dobrze znaleźć i wyselekcjonować najważniejsze, najpotrzebniejsze informacje, dla siebie dla klientów. To jest taka praca i tak to musi wyglądać. A kolejna rzecz to trzeba sprawdzić, na przykład w Google, na Facebook’u, na Instargramie, gdziekolwiek, po prostu robić, robić research. Szukać, sprawdzać odpowiednich źródeł, czy to właśnie edukacyjnych, czy to po prostu konkretnych osób, od których chciałybyście się uczyć, na których szkolenia chciałybyście pójść.
Przebadać po prostu i rynek kursów, i szkoleń, i ebooków, i wszystkiego. I wybrać sobie najodpowiedniejszą tak naprawdę osobę i najodpowiedniejsze tematy, których faktycznie chcecie się uczyć. Kolejną rzeczą jest edukacja bezpłatna i tych możliwości jest sporo, czyli właśnie, czy treści na Youtubie, czy vlogach, podcastach, tego tworzy się teraz coraz więcej. Tak samo możecie te bezpłatne materiały, na przykład na Youtubie. Jest ogrom narzędzi, tutoriali, w jaki sposób działać w danym narzędziu. Czy nawet u mnie możecie sobie pobrać te darmowe, o których mówiłam na początku, na stronie, żeby w ogóle się rozeznać, o co tu chodzi, co tu się w ogóle dzieje. No i to jest jeden z takich bezpłatnych produktów wiedzowych.
Przy edukacji bezpłatnej, to kwestią tutaj jest poświęcenie czasu na szukanie tego wszystkiego, na selekcjonowanie. Możesz czasami gdzieś zabłądzić. Nauczyć się czegoś, co Ci się w ogóle nie przyda, albo w drugą stronę, ale jest taka możliwość i zawsze warto o niej powiedzieć, bo jest. Taka jest właśnie różnica pomiędzy tymi bezpłatnymi i płatnymi materiałami, że jak dobrze wyselekcjonujesz to oczywiście, jak najbardziej, Ci się one przydadzą i Cię wiele rzeczy nauczą, i naprowadzą na konkretną ścieżkę, ale druga rzecz jest taka, że poświęcisz na to dużo czasu, a możesz wpaść w takie materiały, które Ci nie będą do niczego potrzebne, a mogą nawet być dosyć mylące. Jeżeli pracuje się z kimś kupując kurs on-line, to wtedy dostaje się wyselekcjonowaną wiedzę, konkretną pod daną branżę, kierunek itd. Tak, żeby doprowadzić Cię z punktu A do punktu B, czyli, z punktu „nie wiem, jak się tworzy grafikę w Canvie” do Punktu B, czyli „robię świetne grafiki i już mogę spokojnie działać z klientami”. Na takiej zasadzie.
Edukacja płatna, czyli właśnie wymienię Ci różne formy takiej edukacji, bo jest ona ważna. Ja wiem, wiele osób twierdzi, że „aaa po co mi tam do kogoś iść, po co mi się tam uczyć od innych, ja sobie sama wszystko ogarnę”. A Po jakimś czasie, ktoś mówi „Aaa ta wirtualna asysta to oszustwo, tu nie ma klientów, tu się nic nie dzieje, tu trzeba pracować za 15 zł”, więc warto dlatego zdać się na innych. Na tych, co już przeszli te wszystkie trudności, już wiedzą co i jak i mogą pomóc Ci dojść tam, gdzie chcesz, dużo szybciej. Czyli na przykład właśnie mentoringi z trenerkami, z mentorkami, wirtualnymi asystentkami. Mogą to też być na przykład warsztaty, takie kilkudniowe na zoomie, po kilka godzinek. i jest to takie połączenie zarówno współpracy z osobą fizyczną, która może Ci odpowiedzieć na pytania, a także takie materiały do własnej pracy. Później mamy ebooki, czyli są najlepsze na start, dużo wiedzy, nieduże pieniądze. minikursy, to jest takie coś, że jeżeli chcesz czegoś więcej niż ebook, czyli, żeby były na przykład dodatkowe materiały wideo, żeby się tam coś działo, ale chcesz też coś niedrogiego, coś tańszego niż taki duży kurs za kilka tysięcy złotych. Kolejną rzeczą są te kursy, te droższe, takie bardzo kompleksowe kursy oraz programy edukacyjne. Ja znalazłam tylko swój – Wirtualną Akademię, na zasadzie takiego programu edukacyjnego, takiego łączącego wszystko naraz. Ale zapewne się pojawią, albo już się pojawiły, a jeszcze o tym nie wiem. Też tego typu właśnie programy, które są po prostu dłuższe, łączą ze sobą materiały wideo, pdf, jakieś materiały dodatkowe i współpracę z osobą, która jest też na żywo i może w czymś pomóc i porozmawiać.
Planuj swoją edukację. Ja Wam polecam planować albo w planerze takim papierowym, albo takie robić sobie wiecie bloczki, mapy myśli i checklisty. Albo robić sobie plany w Asanie. Ja na przykład mam widok w Asanie kalendarza i tam sobie to planuje, żeby jakoś tak wszystko ogarniać. I tu planować zarówno swoją edukację, czas na pracę i czas wolny, czas dla klientów, czas na pracę nad własną marką, rozwój swój jako wirtualna asystentka, swoje działania. Wszystko warto sobie zaplanować i to nawet na jakiś czas do przodu. Na przykład szczególnie tę swoją edukację na początku. Warto jest planować swój biznes, swoją edukację, żeby później nie działać po omacku. Tylko mieć jakiś konkretny plan do zrealizowania, jakieś konkretne checkpointy, gdzie faktycznie dojdziesz do jakiegoś etapu, stwierdzisz ok, odhaczone, jedziemy dalej, robimy to, to i to. Bo po prostu to będzie Cię pchało do przodu, niż takie „tu trochę rozgrzebię, tutaj coś zrobię i tak w sumie tylko się kręcisz w kółko i nic się z tym nie dzieję większego. Zrób sobie portfolio i miejsce w sieci, które de facto będzie też Twoim portfolio, a dlaczego? Jeżeli nauczysz się używać podstawowych narzędzi jako wirtualna asystentka, typu Canva, i będziesz sobie trenowała grafiki, w końcu zaczną Ci jakieś fajne grafiki wychodzić, cyk, masz do portfolio. WordPress – to już jest dla takich osób, co już naprawdę chcą mieć takie technikalia. Możesz sobie stworzyć własną stronę internetową. Przy okazji się na niej wiele nauczyć, bo ta pierwsza strona, to jest taka turbo szkoła WordPressa, dla każdej, bo czy to robi z kursem, czy bez kursu, czy z youtubem, czy z czymkolwiek. I ona też może być zawsze Twoim portfolio i przy okazji przekaźnikiem oferty. Kolejną rzeczą, to właśnie są na przykład pisanie tekstów, czyli pisanie swojego bloga, swoich ofert itd. Trenowanie się w tym, to też może być jedna z rzeczy, które możesz umieć i mieć w swoim portfolio. Bo portfolio najlepiej zrobić na przykład w formie PDF w Canvie i tu znowu, Twoje portfolio jest Twoim portfolio. Może to być fajnie przedstawiona oferta na stronie internetowej.
Kolejna rzecz to jest właśnie Media Społecznościowe. Czyli, jeżeli tworzysz i prowadzisz swojego fanpejdża, konto na instagramie, na tik-toku, na Youtubie, gdzie się czujesz, gdzie chcesz być, no jest Ci tam ok, tak? I chcesz prowadzić tam swoje media społecznościowe, szukać klientów, czy na przykład na LinkedInie, jest ostatnio bardzo popularny biznesowo i szczególnie jeśli chodzi o poszukiwanie klientów i kontakty biznesowe. No to tam wtedy wchodzisz, tam prowadzisz swoje konto i przy okazji ono nie dość, że jest Twoją reklamą, Twoją wizytówką, to jest jeszcze Twoim portfolio, jakbyś miała prowadzić komuś innemu te media społecznościowe. Także warto mieć to na względzie, że to nie tylko jest budowanie swoich kanałów, swojej marki itd. To jest jednocześnie pokazywanie się swojemu klientowi, co ty potrafisz i w jaki sposób działasz. A także tu masz 2 w 1, a bardzo dużo osób na starcie totalnie olewa te wszystkie aspekty. Nie wiem czemu, bo tak naprawdę niczego nie tracisz. Ok, nie zarabiasz w tym momencie jak to wszystko tworzysz, pewnie, ale zdobywasz wiedzę, robisz sobie podkładkę, podstawę na to żeby wejść w to porządnie i zacząć konkretnie zarabiać, tak? Także warto to robić.
Ustal swój tryb i styl pracy. Czyli chodzi o to, żebyś sama ze sobą ustaliła, kiedy pracujesz, w jakie dni, w jakich godzinach. Co możesz tak przełknąć, jak klientowi się zdarzy, jakaś trudna sytuacja, co jest nieprzekraczalną granicą. Przez jakie kanały kontaktujesz się z klientem, czy to jest messenger, mail, zoom, telefon, cokolwiek. W jaki sposób się komunikujecie. W jaki sposób ma Ci delegować zadania. Zaufaj mi, musisz to ustalić sama ze sobą i to jak najszybciej i zrobić sobie taką ścieżkę, jak to wszystko ma funkcjonować, żeby móc przekazać klientowi, bo zaufaj mi, że w 99%, klient który szczególnie jeszcze nigdy nie miał nigdy wirtualnej asystentki totalnie zdaje się na Ciebie i na to jak Ty ustalisz to, w jaki sposób współpracujecie. Bo on przychodzi do wirtualnej asystentki właśnie po to, żeby ona mu wszystko pościągała łącznie z myśleniem o tym, w jaki sposób będzie wyglądała współpraca. Więc musisz o tym pomyśleć. Musisz się tym zająć. Musisz sobie przygotować taki proces, procedurę, na każdy temat, który będzie do realizowania. Wiadomo, to przychodzi z praktyką, przychodzi już w trakcie, ale pewne rzeczy możesz sobie już ustalić nawet bez tej praktyki, przykładowo właśnie, jak pracujesz, w jakie dni, w jakich godzinach, przez co się będziesz komunikowała z klientem, bo jakie narzędzie umiesz. I no to są takie dobre podstawy na start.
Kolejną ważną rzeczą są papiery. Tyle, ile ja się nasłuchałam problemw wirtualnych asystentek, które nie podpisały umowy, zrobiły coś na gębę, to jest masakra. Czy klient jest super kochany, czy jest naszym turbo znajomym, czy cokolwiek innego, podpisujemy zawsze umowę. One są na złe czasy, a nie na dobre. Ale umowę zawsze warto mieć, raczej trzeba mieć.
Kolejną rzeczą jest regulamin, który ustalacie sobie tak naprawdę same. O ile umowę można kupić jako gotowy szablon i delikatnie go przerobić pod swoje tematy. Ale generalnie umowa to są stałe zapiski zgodne z prawem itd. Tak regulamin to jest Twoja wewnętrzna rzecz, pod którą klient się podpisuje, że przeczytał, zrozumiał i wie jakie są Twoje wewnętrzne firmowe założenia i zasady, czy właśnie ten regulamin, to jest to o czym wcześniej rozmawiałyśmy, czyli Twoje założenia, jak pracujesz, z kim pracujesz, co robisz, czego nie robisz. Przykładowo tutaj mamy, że nie pracujesz w weekendy, i że odpowiadasz na wiadomości dopiero po weekendzie. Że masz trzy dni na zrealizowanie zadania, więc klient powinien stosunkowo wcześniej Ci je oddelegować. Czy na przykład zadania na wczoraj, bo jakiś pożar wybuchł, kosztują 50% więcej niż normalna stawka, bo Ty musisz rzucić wszystko, szczególnie jak masz wielu klientów i musisz się zająć czymś na wczoraj, bo sobie zapomniał, czy coś takiego. Także warto sobie takie rzeczy przemyśleć. One też przychodzą z praktyką. One też są takie, że to wszystko wychodzi w trakcie i ja sama do tej pory swój regulamin współpracy uzupełniam o kolejne różne, dziwne punkty, które się przytrafiły czy mnie, czy komuś innemu z zespołu, tak żeby się własnie jak najlepiej zabezpieczać przed wszelkimi jakimiś dziwnymi, nieprzyjemnymi sytuacjami. Ale na start warto sobie o takich rzeczach pomyśleć, żeby się trochę pozabezpieczać.
Określ grupę docelową i personę klienta. To jest tak oklepane. Tak wszyscy wszędzie o tym trąbią, ale dziewczyny tak naprawdę, to jest super ważne. Dzięki temu, że my określimy mniej więcej grupę docelową, to my wiemy mniej więcej do kogo celujemy, z kim chcemy współpracować, wtedy mówimy konkretnie do tej osoby. Na przykład część wirtualnych asystentek mówi konkretnie do kobiet. Że ich klientkami są przedsiębiorcze kobiety. I to już jest coś, bo mówisz w formie jako kobieta, że do kobiety piszesz, jako do niej a nie do niego, albo bezosobowo. I to już jest pewna rzecz, bo przyciąga się kobiety. Wiadomo i zdarzy się klient, bo ja też miałam jak prowadziłam komunikację do kobiet, jak zaczynałam, też przychodzili panowie, ale generalnie, 90% moich klientów, to były klientki. Także warto sobie to uwzględnić i wiedzieć, że nie każdy jest naszym klientem. Można też prowadzić komunikację, dajmy na to do jednoosobowej firmy, do większych firm, do korporacji. Ustalasz sobie grupę docelową i się w niej trzymasz. Czyli mamy taką grupę docelową, klienta omówiłam. Czyli nie musi być pani Janinka, wiek 35, rude włosy, tylko po prostu: kobieta, bizneswoman, która prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, do iluś tam pieniędzy. Ewentualnie tak to można sobie bardziej określić, ale nie musimy mówić naprawdę do tej pani Janiny. Możemy mówić do pań Janinek, Basiek, Asiek. Także warto o tym wiedzieć.
Ustal co potrafisz robić i co chcesz oferować. Czyli mamy np. moją listę zadań wirtualnej asystentki, którą można sobie pobrać z mojej strony. I zacznij tworzyć tę swoja ofertę. To już jest ten czas, że wiemy co robić, do kogo mówimy, mamy portfolio, wiemy jak wygląda nasza ścieżka edukacji, to możemy już zacząć sobie działać choćby w tej Canvie, robić ładnego PDF-a i już zacząć tworzyć tę naszą ofertę. No chyba, że mamy stronę internetową, no to wtedy na tej stronie, ale nic nam nie zaszkodzi, jak będziemy mieć jedno i drugie. Że na naszej stronie internetowej będzie można sobie pobrać nasze portfolio, a oferta będzie po prostu inaczej przedstawiona, albo nawet cała oferta w PDF-ie i na stronie i jak chcesz, to sobie pobierz albo przeczytaj. Można sobie wybrać i możliwości jest wiele.
Powiem Wam, że najgorsze dla mnie, co robią początkujące wirtualne asystentki, to jest wysyłanie CV zamiast ofert. I to takich robionych na kolanie. Dwa zdania typu „Dzień dobry, jestem początkującą wirtualną asystentką, przyjmijcie mnie do agencji.” No przepraszam, ale nie. Przede wszystkim wirtualnej asyście nie wysyłamy CV, chyba że jest jakiś przedsiębiorca, który wymaga tego CV, ale w WA wysyłamy konkretną ofertę, z konkretnym cennikiem, z konkretnym portfolio, z usługami, co my oferujemy. Do tego fajny mail, fajna notka, spersonalizowana, do konkretnej osoby, czy firmy, a nie na zasadzie kopiuj-wklej, i wysyłania każdej, jak leci, firmie swojego CV z jednym zdaniem komentarza „jestem początkującą asystentką”. Bo to nie zadziała, to wręcz na niekorzyść działa tak naprawdę, bo ja mam takie rzeczy na uwadze. Ale mogę dzięki temu mówić o tym na szkoleniach i tu już weszłam trochę w nasz kolejny temat, o którym będziemy sobie mówić, czyli właśnie jak oferować swoje usługi i może pogadamy też o kliencie, o tym jak się reklamować… Zapraszam do pobrania bezpłatnych materiałów na start. Do zajrzenia do mojego sklepu, jeśli byście chciały współpracować ze mną na jakiejś płaszczyźnie. Czy to jak wcześniej wspominałam, jest e-book i minikurs, i wirtualna akademia, i warsztaty, i konsultacje. Co Wam potrzeba, wszystko jest, dostosujemy się i możemy razem działać.
